En el mundo empresarial actual, contar con una unidad de inteligencia interna puede ser una ventaja estratégica para las pequeñas y medianas empresas (PYMES).
En Decisiona, ofrecemos diversos servicios de inteligencia a través de la subcontratación, pero entendemos que algunas empresas prefieren desarrollar sus propias capacidades internas para obtener, analizar y utilizar la información de manera eficiente. Podemos ayudar a establecer estas unidades evaluando las necesidades de la empresa, sus recursos y recomendando ciertos procedimientos, entre otras labores.
En este artículo, vamos a explorar cómo las PYMES pueden crear y gestionar una unidad de inteligencia interna efectiva.
- Establecimiento de la misión de la unidad de inteligencia.
El primer paso para crear una unidad de inteligencia interna es establecer claramente su misión. Esto implica definir los objetivos de la organización que la unidad debe apoyar. Estos objetivos servirán como guía para las actividades de la unidad, asegurando que sus esfuerzos estén alineados con las prioridades estratégicas de la empresa. Sin embargo, es fundamental que la unidad sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a otros objetivos a medida que la empresa evolucione. Definir estos objetivos de manera precisa permitirá que la unidad de inteligencia responda a las preguntas o necesidades específicas de la organización, orientando su trabajo hacia la creación de valor tangible.
- Necesidades de personal para la unidad de inteligencia.
La conformación del equipo de una unidad de inteligencia interna en una PYME es un aspecto fundamental que debe adaptarse a las características específicas de cada organización. No existe un número mínimo de miembros que deban integrar la unidad de inteligencia, ya que esto dependerá del tamaño de la empresa, el volumen y naturaleza de la información que se maneje y los objetivos que se busquen alcanzar. Sin embargo, es esencial contar con ciertas capacidades mínimas, especialmente en las áreas de obtención y análisis de información. En muchas ocasiones, una sola persona puede desempeñar ambas funciones, particularmente cuando se trata de trabajar con fuentes abiertas. No obstante, también existen otras fórmulas organizativas que pueden resultar beneficiosas, como pueden ser:
- La división de la unidad en roles de obtención y análisis. En este caso, los miembros se especializan en una fase del ciclo de inteligencia. Puede adaptarse a equipos pequeños, dando cierta estructura y estabilidad al flujo de información. Facilita que cada miembro pueda seguir innovando y formándose en técnicas, procesos y tecnologías propias de sus tareas.
- La especialización en áreas temáticas o geográficas específicas. A diferencia del enfoque anterior, la especialización se realizaría sobre temáticas o áreas geográficas de interés para la empresa. Por sus propias características, esta estructura requiere el personal necesario para atender a todas las áreas de interés, por lo que no sería lo más indicado para una unidad pequeña.
Estas decisiones deben basarse en las características particulares de la empresa y en las habilidades de los miembros del equipo.
Si la unidad de inteligencia se conforma a partir de personal existente dentro de la organización, los perfiles de estos empleados pueden guiar la estructura de la unidad, aunque esto podría limitar algunas opciones estratégicas. Por otro lado, contratar nuevos miembros permite mayor flexibilidad y la posibilidad de diseñar una unidad más adaptada a las necesidades específicas de la empresa. Además, es crucial establecer claramente el liderazgo de la unidad: definir quién será el responsable de dirigirla, quién actuará como enlace entre la unidad y los decisores de la empresa, y a quién reportará la unidad (ya sea al CEO o a un departamento específico). Definir estas funciones desde el principio asegurará una comunicación fluida y una alineación estratégica entre la unidad de inteligencia y los objetivos globales de la organización.
- Fase de obtención de información.
Una vez definida la misión y la creación del equipo, el siguiente paso es establecer un proceso sólido de obtención de información. Las PYMES, generalmente, obtendrán la mayor parte de la información que necesitan a través de fuentes abiertas, tales como informes públicos, bases de datos accesibles y medios de comunicación. Adicionalmente, puede haber un pequeño componente de inteligencia humana, como la recolección de encuestas a pie de calle o la realización de operaciones de mystery shopper para evaluar a la competencia. Es crucial que en esta fase se tenga en cuenta la legalidad y la ética de la recolección de información para proteger tanto a la empresa como a los individuos involucrados.
Dentro de la fase de obtención, en Decisiones incluímos el procesamiento de los datos, aunque también se puede entender como fase diferenciada. Esto abarca el almacenamiento y tratamiento de la información. Es esencial considerar cómo se almacenarán los datos y cómo se procesarán (limpieza, filtrado, transformación) para asegurarse de que solo la información normalizada y relevante llegue a la fase de análisis. Este enfoque sistemático garantizará que la inteligencia producida sea precisa, confiable y útil para la toma de decisiones.
- Fase de análisis.
La fase de análisis es donde se busca “armar el rompecabezas” utilizando la información obtenida. Aquí, el objetivo es transformar los datos en bruto en conocimiento útil que pueda informar las decisiones estratégicas de la empresa. Para realizar un análisis efectivo, es importante contar con personal capacitado en diferentes técnicas de análisis estructurado. Además, es beneficioso que el equipo de análisis tenga un conocimiento amplio del funcionamiento de la organización en su conjunto, ya que esto les permitirá contextualizar mejor la información y comprender su relevancia y posibles implicaciones.
El análisis no es un fin en sí mismo, sino un medio para responder a preguntas o necesidades específicas de la organización. Por lo tanto, la capacidad de interpretar los datos y presentar conclusiones claras y accionables es vital para el éxito de la unidad de inteligencia.
- Fase de difusión.
Finalmente, el proceso de análisis culmina en la fase de difusión, donde los hallazgos y conclusiones se comunican a los líderes de la organización. Es fundamental definir los medios y formatos de difusión de la inteligencia, ya sea a través de informes escritos, presentaciones orales, tableros de visualización de datos, etc. También es importante identificar los canales de comunicación más efectivos para asegurar que la inteligencia llegue de manera clara y oportuna a los decisores.
Aunque las variables del consumidor y el formato de difusión pueden diferir de un proyecto a otro, sí resulta conveniente que a la hora de planificar y crear la unidad, queden sentadas unas bases para que los analistas sepan cómo comunicar sus hallazgos y que los consumidores sepan qué pueden esperar. De este modo, se maximiza el impacto de la inteligencia en la estrategia y operaciones de la empresa.
Conclusión
Crear una unidad de inteligencia interna para PYMES puede parecer un desafío, más cuando los recursos disponibles son muy limitados, pero con una planificación adecuada y siguiendo un ciclo de inteligencia estructurado, es posible establecer una capacidad que agregue un valor significativo a la organización. En Decisiona, estamos aquí para ayudar a las empresas a lo largo de este proceso, proporcionando asesoramiento experto y apoyando la implementación de prácticas de inteligencia que impulsarán el éxito a largo plazo
